Deze ‘bijsluiter’ is de gebruikershandleiding behorend bij de Handreiking Duurzaam Toegankelijke Algoritmes. Deze handreiking bestaat uit een overzichtsplaat, een vragenlijst en deze bijsluiter. Alle onderdelen van zowel de overzichtsplaat als de vragenlijst worden in dit document nader toegelicht en waar mogelijk voorzien van praktische voorbeelden.
In de ontwerpfasen komen er vragen aan bod per component (zie de uitleg in paragraaf 3). Deels zijn die vragen generiek, dus voor elk component hetzelfde, deels zijn ze componentgebonden. In deze subparagraaf worden de vragen toegelicht op het component ‘documentatie’.
Het doel van deze vraag is om stil te staan bij welke type informatie belangrijk is om vast te leggen en te bewaren. Met dat inzicht kan vervolgens worden gekeken in hoeverre deze informatie wordt beschreven in de documentatie die toch al opgesteld zou worden en in hoeverre er wellicht nog aanvullende documentatie gemaakt moet worden om de verantwoordingsfunctie in te vullen.
Voorbeelden van informatie die mogelijk van belang is om vast te leggen en te bewaren, zijn:
Bij de vorige vraag is in kaart gebracht welke informatie van belang is om vast te leggen. Het doel van deze vraag is om in kaart te brengen welke documentatie al is of wordt opgesteld. Vervolgens kan worden gekeken in welke mate daarmee de behoefte die uit de vorige vraag blijkt al wordt afgedekt.
Voorbeelden van veel voorkomende documentatie zijn:
Deze checkvraag dient om scherp te krijgen of de beschrijvingen in de documentatie voldoende compleet en duidelijk zijn. Ten behoeve van de verantwoording van het overheidshandelen is het bijvoorbeeld prettig als een tekst voor een buitenstaander begrijpelijk is en bijvoorbeeld niet vol staat met niet toegelichte afkortingen die alleen binnen de eigen organisatie gangbaar zijn. Ook is de vraag of de documentatie voldoende diepgang kent of alleen op abstract niveau een beschrijving geeft.
Een uitkomst kan zijn dat de ontwerpkeuzes voldoende uitlegbaar zijn vastgelegd, maar een uitkomst kan ook zijn dat dit onvoldoende het geval is. Dat kan leiden tot de maatregel om de bestaande documentatie hierop aan te passen ofwel om extra documentatie toe te voegen.
De vraag hoe lang documentatie bewaard blijft, kan op verschillende manieren worden beantwoord. De keuze kan worden gemaakt om alle documentatie als een integraal geheel te zien en daar op basis van de selectielijst één bewaartermijn voor te hanteren. Een keuze kan ook zijn om dat per document te bekijken. Deze afweging hangt samen met de conclusies die zijn getrokken aan de hand van de vragen in de analysefase.
In de ontwerpfase zal ook worden bepaald op welke locatie de bewaring van documenten plaatsvindt. De keuze voor een opslaglocatie is in sterke mate afhankelijk van interne richtlijnen over archivering en, indien van toepassing, publicatie. Als het beleid is om bepaalde informatie actief openbaar te maken dan zal deze informatie immers opgeslagen moeten worden op een plek van waaruit die publicatie mogelijk is. Een andere afweging is bijvoorbeeld of een organisatie een aangewezen archiefapplicatie heeft zoals een DMS of bijvoorbeeld een specialistische applicatie die aan een zoekmachine is gekoppeld waardoor de informatie vindbaar is voor interne belanghebbenden.
Met oog op digitale duurzaamheid, is het nuttig om te inventariseren in welke vorm documentatie wordt opgesteld. Worden er documenten gecreëerd en, zo ja, welke bestandsformaten hebben die? Wordt er een centraal register bijgehouden in een gespecialiseerde applicatie? De volgende vragen die te maken hebben met vorm, zijn verdiepingsvragen waarvoor het nodig is om deze vraag eerst te beantwoorden.
Als informatie in een vorm wordt vastgelegd die niet goed toegankelijk is voor (potentiële) belanghebbenden, dan is dat een aandachtspunt.
Voor documenten die op enig moment moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats gelden mogelijk eisen ten aanzien van duurzame bestandsformaten. Waar mogelijk, is het handig om deze documenten direct vanaf creatie in een geschikt formaat op te slaan.
Voor de beschikbaarstelling is het van belang om te weten hoe belanghebbenden zoeken naar informatie en in welke vorm ze die tot zich willen nemen, zodat ze op geschikte wijze kunnen worden gepresenteerd. Er kunnen verschillende belanghebbenden zijn die op enig moment toegang tot de data nodig hebben. Dit kunnen interne medewerkers zijn die werken met het algoritme, maar ook bijvoorbeeld auditors. Daarnaast kan het gaan om externen, zoals rechtzoekende burgers.
Bij het beschikbaar stellen van documentatie is het van belang om relevante wet- en regelgeving (bv. WOO / WOB, AVG etc.)in acht te nemen en op basis daarvan autorisatie in te richten.
Verschillende belanghebbenden willen informatie op verschillende wijzen gebruiken. Dat kan betekenen dat informatie op verschillende manieren ontsloten en gepresenteerd kan worden. Bijvoorbeeld een vorm voor interne kennisdeling die afwijkt van een vorm voor externe publicatie.
Het ontwerpen van een vernietigingsproces gaat verder dan enkel het vaststellen van bewaartermijnen. Het gaat over het operationaliseren van de vernietiging door de processtappen te benoemen, daar actoren aan te koppelen en de verantwoordelijkheid in de organisatie te beleggen. Ook de controlemaatregelen (zoals beoordelen van een vernietigingslijst) en de mate van automatisering worden hierin meegenomen.
Als documenten voor eeuwigdurende bewaring in aanmerking komen, dan is het zinvol om al in de ontwerpfase na te denken over overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Richt je dit bijvoorbeeld traditioneel in: eerst verzamelen en na X jaar een gehele collectie overbrengen, via vervroegde overbrenging: bijvoorbeeld als doorlopend proces aan het eind van het kalenderjaar de relevante documenten overbrengen? De bijbehorende procesafspraken en verantwoordelijkheden kunnen aan de hand van deze keuze worden bepaald en belegd. Het is bij deze stap belangrijk om af te stemmen met de beheerder van de archiefbewaarplaats.
Als het gebruik van het algoritme significant wijzigt, dan kan dat betekenen dat de eerder bedachte maatregelen ten aanzien van archivering moeten worden herzien. Daarom is het van belang om in het wijzigingenproces op te nemen dat er een impactanalyse voor wijzigingen wordt uitgevoerd waarin ook naar dit aspect gekeken wordt.
Mogelijk is het nodig om specifieke activiteiten te benoemen en te beleggen ten aanzien van beschikbaarstelling van informatie aan derden. Bijvoorbeeld het anonimiseren van documenten voorafgaand aan publicatie. Ook het in de eigen organisatie kenbaar maken (bijvoorbeeld bij een Wob-functionaris) welke informatie er is en hoe die gevonden kan worden, draagt bij aan transparantie. Voorts kan gedacht worden aan het aanwijzen van een contactpersoon die door derden benaderd kan worden voor vragen.