Deze ‘bijsluiter’ is de gebruikershandleiding behorend bij de Handreiking Duurzaam Toegankelijke Algoritmes. Deze handreiking bestaat uit een overzichtsplaat, een vragenlijst en deze bijsluiter. Alle onderdelen van zowel de overzichtsplaat als de vragenlijst worden in dit document nader toegelicht en waar mogelijk voorzien van praktische voorbeelden.
In de ontwerpfase komen er vragen aan bod per component (zie paragraaf 3). Deels zijn die vragen generiek, dus voor elk component hetzelfde, deels zijn ze componentgebonden. In deze subparagraaf worden de vragen toegelicht op het component ‘outputdata’. In sommige gevallen is het wellicht niet eens nodig om outputdata te archiveren, omdat bv. de documentatie of logica voldoende informatie biedt om aan accountability-eisen te kunnen voldoen. In dergelijke gevallen is het uiteraard niet nodig om op detailniveau deze verdiepingsvragen te doorlopen.
Om verantwoording af te kunnen leggen over het resultaat (outputdata) van het algoritme en het gebruik ervan, is het van belang om de kwaliteit van de data inzichtelijk te krijgen. De kwaliteit van de outputdata is in sterke mate afhankelijk van de gebruikte trainingsdata. Denk bv. aan de toetsbaarheid van de data, maar ook of het om een gereed informatieproduct gaat of om een set gegevens die gebruikt kan worden voor verdere verwerking.
Onder verdere verwerking verstaan we informatieproducten waar algoritmische berekeningen aan ten grondslag liggen (bv. beleidsdocumenten). Bij dergelijke informatieproducten kun je afwegen om bijvoorbeeld beleidsdocumenten op zichzelf als outputdata te archiveren, los van het algoritme of om deze integraal te archiveren.
In de ontwerpfase is deze vraag van belang om te bepalen wat de juist te treffen maatregelen zijn n.a.v. het gebruik van de outputdata. Deze afweging kun je maken o.b.v. selectielijst(en). In paragraaf 2 zijn de impactprofielen afzonderlijk beschreven.
In de ontwerpfase is deze vraag van belang voor het bepalen van de opslaglocatie. Dit is sterk afhankelijke van het interne beleid van de organisatie. Is het intern beleid om outputdata actief openbaar te maken, dan zal deze opgeslagen moeten worden op een plek van waaruit publicatie mogelijk is. Een andere afweging is of een organisatie een aangewezen archiefapplicatie heeft zoals een DMS of bijvoorbeeld een specialistische applicatie die aan een zoekmachine gekoppeld is waardoor de informatie vindbaar is voor interne belanghebbenden.
In de ontwerpfase is het van belang inzichtelijk te krijgen hoe belanghebbenden outputdata kunnen benaderen voor (her)gebruik met reeds gebruikte applicaties en systemen binnen hun processen. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van outputdata via rapportagetools.
Om te bepalen waar gegevens worden opgeslagen, moet eerst bekend zijn welke mogelijke opslaglocaties beschikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een netwerklocatie, een DMS of een datawarehouse. De uiteindelijke keuze is mede afhankelijk van de eisen en wensen die gesteld worden aan de toegankelijkheid.
In het kader van archivering en beheer is het van belang inzichtelijk te krijgen in welke vorm belanghebbenden outputdata opstellen of verwerken. Denk hierbij aan beschikbaarstelling via rapportages, dashboards, als ruwe data, mondelinge terugkoppeling via AI (spraaktechnologie) etc. De output kan bestaan uit een gereed informatieproduct dat op zichzelf gearchiveerd kan worden, maar kan ook bestaan uit een set gegevens ter verdere verwerking. In dat laatste geval zal de archivering verderop in het proces ingericht moeten worden. Bij realtime weergave in een dashboard, is er slechts een view op data en in technische zin geen outputdata. De archivering dient dan te worden geborgd via de andere componenten.
Voor de beschikbaarstelling van outputdata is het van belang om te weten hoe belanghebbenden zoeken naar informatie en in welke vorm ze die tot zich willen nemen. Op die manier kan deze op een geschikte manier worden gepresenteerd.
Bij het beschikbaar stellen van outputdata is het van belang om relevante wet- en regelgeving (bv. WOB / WOO, AVG etc.) in acht te nemen. Dit vormt tevens de basis voor het inrichten van autorisatie.
Belanghebbenden willen informatie op verschillende wijzen gebruiken. Dat kan betekenen dat informatie op verschillende manieren ontsloten en gepresenteerd wordt. Bijvoorbeeld een vorm voor interne kennisdeling die afwijkt van een vorm voor externe publicatie.
Het ontwerpen van een vernietigingsproces gaat verder dan enkel het vaststellen van bewaartermijnen. Het gaat over het operationaliseren van de vernietiging door de processtappen te benoemen, daar actoren aan te koppelen en de verantwoordelijkheid in de organisatie te beleggen. Ook de controlemaatregelen (zoals beoordelen van een vernietigingslijst) en de mate van automatisering worden hierin meegenomen.
Als outputdata voor bewaring in aanmerking komen, dan is het zinvol om al in de ontwerpfase na te denken over overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Richt je dit bijvoorbeeld traditioneel in: eerst verzamelen en na X jaar een gehele collectie overbrengen, via vervroegde overbrenging: bijvoorbeeld als doorlopend proces aan het eind van het kalenderjaar de relevante documenten overbrengen? De bijbehorende procesafspraken en verantwoordelijkheden kunnen aan de hand van deze keuze worden bepaald en belegd. Het is bij deze stap belangrijk om af te stemmen met de beheerder van de archiefbewaarplaats.
Mogelijk is het nodig om specifieke activiteiten te benoemen en te beleggen ten aanzien van beschikbaarstelling van informatie aan derden. Bijvoorbeeld het anonimiseren van documenten voorafgaand aan publicatie. Ook het in de eigen organisatie kenbaar maken (bijvoorbeeld bij een WOB-functionaris) welke informatie er is en hoe die gevonden kan worden, draagt bij aan transparantie. Voorts kan gedacht worden aan het aanwijzen van een contactpersoon die door derden benaderd kan worden voor vragen.