Geprinte versie: V.1.0.0, uitgebracht op 23-11-2020

Bijsluiter - 3.3 Overbrengen

Deze ‘bijsluiter’ is de gebruikershandleiding behorend bij de Handreiking Duurzaam Toegankelijke Algoritmes. Deze handreiking bestaat uit een overzichtsplaat, een vragenlijst en deze bijsluiter. Alle onderdelen van zowel de overzichtsplaat als de vragenlijst worden in dit document nader toegelicht en waar mogelijk voorzien van praktische voorbeelden.

3.3 Overbrengen

Overbrengen is als proces heel vergelijkbaar met het vernietigingsproces. De stappen zijn vergelijkbaar, enkel moet er bij overbrenging met de beheerder van de archiefbewaarplaats worden samengewerkt. Deze stelt bepaalde eisen aan de wijze van overbrenging. Net als bij een doorlopende machtiging kun je afspraken maken met de beheerder zodat niet elke overbrenging apart behandeld wordt, maar het een sterk geautomatiseerd proces is. De stappen kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • Opstellen lijst voor overbrenging
  • Controleren van de lijst
  • Afstemmen met Beheerder over de lijst tot overbrenging
  • Accorderen lijst voor overbrenging
  • Opdracht geven tot overbrenging
  • Uitvoeren overbrenging
  • Akkoord/ bevestiging overbrenging (door beheerder)

Ook hiervoor geldt dat het van belang is om de rollen vooraf te definiëren, in samenspraak met de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Als datasets voor eeuwigdurende bewaring in aanmerking komen, dan is het zinvol om al in de ontwerpfase na te denken over overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Hier zijn verschillende keuzes voor de overbrenging:

  • eerst verzamelen en na X jaar een gehele collectie overbrengen,
  • als doorlopend proces aan het eind van het kalenderjaar de relevante documenten overbrengen
  • Als een doorlopend proces na afsluiting overbrengen (dit kan dus meerdere malen dagelijks zijn)

Voor sommige trainingsdata is de eeuwigdurende bewaring vanuit de bron al geregeld.