Deze ‘bijsluiter’ is de gebruikershandleiding behorend bij de Handreiking Duurzaam Toegankelijke Algoritmes. Deze handreiking bestaat uit een overzichtsplaat, een vragenlijst en deze bijsluiter. Alle onderdelen van zowel de overzichtsplaat als de vragenlijst worden in dit document nader toegelicht en waar mogelijk voorzien van praktische voorbeelden.
Het vernietigingsproces staat niet gelijk aan het bepalen en toekennen van bewaartermijnen. Het gaat over het operationaliseren van de vernietiging. Vernietigen is een proces met een aantal mogelijke processtappen:
NB. Bij het rijk is een machtiging van vernietiging niet nodig. Bij de lokale overheden wel, daar kun je overwegen een doorlopende machtiging aan te vragen. De stappen van de machtiging vervallen in deze gevallen.
Aan de processtappen moet je actoren koppelen en de verantwoordelijkheid in de organisatie te beleggen. Tenslotte beschrijf je de mate van automatisering. De processtappen en de mate van automatisering kunnen verschillen, afhankelijk van de informatie; Stel dat datasets eerst als ruwe data worden verzameld en daarna worden getransformeerd, samengevoegd, geaggregeerd en/of geanonimiseerd of gepseudonimiseerd voordat ze aan het algoritme worden gevoed. Bij elke bewerking ontstaat in technische zin een nieuw databestand. Je kan voor de ‘halffabrikaten’ een kortere bewaartermijn hanteren dan voor de ‘eindproducten’ en om de vernietiging daarvan te automatiseren, terwijl je voor de eindproducten wellicht meer controlestappen en handmatige acties in wil bouwen. Het is bijvoorbeeld goed denkbaar om voor sommige ‘halffabrikaten’ geen vernietigingslijst ter goedkeuring aan een beslisser voor te leggen, maar in plaats daarvan eenmalig het ontwerp te laten goedkeuren.